面接の日程変更は電話？メール？不利にならない連絡方法
面接の日程変更は当日でもいいのでしょうか？変更自体はできますが面接官の印象は悪くなる可能性もあります。変更はいつまで？電話？それともメール？理由はどうすればいいの？就職活動で不利にならないための面接日程の変更方法や注意点を紹介します。
印象が悪くならない面接日程の変更方法
採用面接において、相手側企業が提示した日程が合わない場合があります。特に学生の場合は、就職活動が一斉に解禁されるという事情もあり、多くの企業の選考が同時に進む状況においては日程調整が難しく、企業側に日程変更が可能かどうか聞かなければならないこともあるでしょう。
その際にどのように面接の日程変更を伝えるのが良いのでしょうか？企業の印象が悪くならない日程変更の仕方についてまとめてみました。
そもそも、面接の日程変更は可能？
企業側から言われた面接日程の都合がつかない場合、日程変更をお願いすることは可能です。その場合はなるべく早く連絡しましょう。
返事を先延ばしにした挙句、日程の変更をお願いするのは常識がないと思われても仕方がありません。企業側も都合が合わない場合も想定していますし、すぐに連絡をもらえれば、採用活動において基本的にはマイナスにはならないでしょう。
ただそこは会社側の判断によりますので、応募者が多い人気企業や、シビアな企業などは面接日の変更を受け付けない場合もあります。ですので、第一志望の企業なら特に基本的には企業側から伝えられた日程に予定を合わせるようにしたいものです。
面接の日程変更は予定が分かり次第先方に連絡するのが基本
では実際、いつまでなら面接日程の変更可能かどうかということですが、基本的には面接日程の連絡をもらったらすぐに連絡をするのが望ましいでしょう。面接の日程を知らせるメールの中には、「○月○日までに返信ください」という内容もありますが、ぎりぎりで返信するのは望ましくありません。人事の方も忙しく、早めに人数が分かった方が次の段取りもしやすく、変更がある場合は日程の調整もつきやすいのでできる限り早めに連絡しましょう。やむをえない事情でぎりぎりで日程変更をする必要が生じた場合は、メールなどではなく直ちに電話で連絡をしましょう。
メールでの面接日程変更の返信メール文面例
ケース１ 第一志望の企業だが、他社の面接日と被った場合の日程変更の例
○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学の○○です。
この度は次回面接のご案内をいただきありがとうございます。大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日時はすでに他社の面接が確定しております。御社が第一志望なので優先したいのですが、先方企業に迷惑がかかってしまいますので、面接日を変更していただくことは可能でしょうか。ご検討どうぞよろしくお願いいたします。
ここがポイント
まず伝えるべきなのは、「先に他社の面接が入った」ということと、「先方企業に迷惑がかかる」という点です。相手先企業だけでなく、他社企業に対する礼儀も、社会人の一般常識として見られるので、そのように話せば、常識的な企業であれば理解をしてもらえるでしょう。
ケース２ 大学の予定と被った場合の日程変更の例
○○株式会社
採用担当者様
お世話になっております。○○大学の○○です。この度は次回面接のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、ご提示いただいた日時はすべて大学の授業があり、伺うことが難しいので、別日時でご調整いただくことは可能でしょうか？
以下に私がお伺いできる日程を記載いたします。
○月○日 ○時～○時
○月○日 ○時～○時
○月○日 ○時～○時
上記日程でもしご都合がつかないようであれば、ご都合がつく日程を教えていただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。
ここがポイント
面接日程変更に際し、別日を指定する場合は、候補となる日程を３つ程度出すようにしましょう。
相手側も忙しいですから、日程をあげなければやり取りが長引く可能性がありますし、１つか２つしか候補をあげなければ、予定が合わないこともあります。候補日をあげた上で、「もしご都合つかなければ、ご都合のつく日程を教えて下さい」と付け加えるとより丁寧でしょう。
ケース３ 中途採用で仕事の都合がつかない場合の日程変更の例
○○株式会社
人事部○○様
お世話になっております。○○です。
今回面接の機会を与えていただきありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、いただいた日程は業務の繁忙期にあたり、お伺いすることが難しいのですが、下記日程で調整していただくことは可能でしょうか？
○月○日 ○時～○時
○月○日 ○時～○時
○月○日 ○時～○時
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ここがポイント
中途採用の場合は面接の日程変更する理由を明記して、確実に面接を受けられる日の候補も挙げておきましょう。
電話での面接の日程変更はメール返信が期日間際の時にする
基本的に面接の日程を変更する場合は、前もってメールで伝えることが多いですが、返信期日間際の変更や、返信期日を過ぎてから予定が変わった場合は、少しでも早く相手側に伝えるのがマナーですので、できるならメールではなく、電話で直接その旨を伝えた方がよいでしょう。
参考までに以下に電話で面接の日程変更する場合の例文をご紹介します。
面接日確定後に変更する場合を想定していますが、基本的には面接日が確定した後からの変更は、企業側に迷惑がかかる可能性が高く、言わずもがなですが直前であればあるほど、印象を悪く持たれても仕方のないことですので、その辺は覚悟の上でそれでも変更する必要がある場合においてのみ変更するようにしましょう。Aが面接を受ける側、Bを企業側として解説します。
電話での面接日程変更例
A「お忙しいところ失礼します。○○大学の○○と申しますが、採用担当の○○様はご在席でしょうか？」
B「私ですが」
→不在を伝えられた場合は、「○月○日の面接の件でご連絡をさせて頂いたのですが、○様のお戻りはいつ頃になるでしょうか？」と聞きます。「それではまた○時頃、改めさせて頂きます」と伝え、静かに電話を切りましょう。
間違っても「戻って来られましたら、○○大学の○○までかけ直して頂けるようにお伝えいただいても良いでしょうか？」などとは言いません。あくまでもこちらからかけ直します。向こう側から用件を聞かれた場合のみ、「面接の日程の件でご連絡をしたのですが、またこちらから改めさせて頂きます」というように伝えて下さい。
A「○○大学の○○と申します。○月○日の面接の件でご連絡をさせて頂きました。今、少しお時間よろしいでしょうか？」
B「大丈夫です」
A「大変申し訳ないのですが、面接の予約をさせて頂いた○月○日は、大学のゼミが入っていたことを失念しておりまして、再調整させて頂くことはできますでしょうか？」
面接日決定後の変更理由として一番に上がるのが、本命企業の面接日との被りでしょう。
他社と面接日が被ってしまう場合があることは企業側も理解しているでしょうが、直前キャンセルの理由に後出しで「他社と選考日程が被っているので」と説明するのは控えましょう。
それはつまり「御社は第一志望ではありません」と伝えているのと同義になり、相手側企業に対し大変失礼になります。
中途採用の場合であれば「業務上どうしても外せない用事が入りまして」で済むことも、学生の場合は大学のゼミや試験などを理由にするのが無難かもしれません。ですが一旦双方で合意した後からの日程変更にそれらを理由にするのはどうしても準備不足が否めず、社会人としてのスケジュール管理がなっていないと思われても仕方ないかもしれません。
また、同業他社を受けている場合、企業は同業他社の選考日程もリサーチしている場合があります。「それって○○の○次選考？」というような担当者からのツッコミがあった場合、どのように答えるのかも考えておいた方がいいでしょう。
大切なのは正直にありのままを話すことではなく、社会的な礼儀を弁え、相手を不快にさせない話し方、説明ができるかどうかなのです。
そこを踏まえて、誠意をもって話をするように心がけましょう。
面接の日程を変更した場合はお礼メールを送る
日程変更をしてもらった場合のお礼ですが、基本的には電話で変更してもらった後、確認の意味も含めてメールを送るようにしましょう。
文面としては、以下のように伝えるとよいです。
- 「先ほどは面接日程をご調整いただきありがとうございます。○月○日○時より伺わせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします」
という形となります。
そして面接時に、一言、
- 「お忙しい中、無理を言って日程を変更して頂きありがとうございます」
面接の日程変更はできるだけしないようにしよう
一旦企業側と面接日程が決定してから日程変更する場合は、企業側の心象を悪くしてもある程度は仕方がないと覚悟をするべきです。しかし日程変更そのものが面接の結果に影響するかといえばそうではなく、やはり面接でしっかりとアピールできるかどうかがポイントとなります。
ただ、面接の日程を先延ばしにすればそれだけ、ライバルが先に面接を受けるということになり、中途採用などの即戦力となる人材を探している場合においては、不利になる場合もありますので、その点も考慮して面接日程を変更するかどうかも考えたいものですね。