就活で企業とメールでやり取りする時の基本マナー

就活ではメールの基本マナーを守りましょう

就活を始める上で企業とのやり取りをメールで行う機会が増えてきます。プライベートのようなメール対応では企業の評価が下がってしまうので、ビジネスメールの基本を理解する必要があります。

メールは今や就活に欠かせない必須ツールです。今後社会人になったときも必ずメールを使う事になるので就活を機会に基本的なマナーをしっかり頭に叩き込んでおきましょう。採用担当者に好印象を与える基本的な就活メールのマナーを紹介します。

１．就活専用のメールアドレスを作成する

既存のメールアドレスを使うのは極力避け、就活専用のメールアドレスを取得しましょう。今後の就活で必須になるものなので恥ずかしいアドレスや、わかり難いアドレスにするのは辞めましょう。

大学で作成するような名前と苗字の組合せなど、シンプルなメールアドレスが好ましいです。エントリーシートなど書類選考の段階でメールアドレスの内容で合否を判定する企業もあるのでなるべく無難なメールアドレスを作成しましょう。

メールアドレスは大学のものを使うのが理想ですが、無い方はフリーのメールアドレスでも構いません。しかしフリーのメールアドレスの場合は企業からのメールが迷惑フォルダに入る可能性があるので良く確認する必要があります。

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２．メールの件名はわかりやすく簡潔に

メールを企業に送信する際、長々としたメールの件名はわかりにくい為控えるようにしましょう。パッと見て理解できるように件名にはできるだけ簡潔に要点のみを記載しましょう。

このような簡潔な件名は一目瞭然で用件が伝わります。メール対応する採用担当の方も一目置いてくれるでしょう。

このようなメールの件名は絶対にしてはいけません。これは何を言おうとしているのかが全く解らず、対応する方によってはスパムメールと勘違いされ無視される可能性すらある危険な例です。

メールの内容を一行で簡潔に伝えるのが件名なので、メールの基本マナーでは一番重要なポイントと言えるでしょう。

３．返信する際メールの件名は勝手に変更しない

メールの件名の重要さがわかったところで、ではメールを返信するときはどのような対応をすれば良いのでしょうか。

メールの件名は一切変えずに返信してください。これもメールの基本マナーとなっています。たまに返信する度に件名を変更する方がいますが、メールを管理する方からすると誰から返信されたメールなのかを確認する必要が出てくるので非常に手間がかかります。就活時期には１日に何百というメールに対応しなければならないので企業にとっては大変な作業になるでしょう。

これらの負担をできるだけ軽減させる為に、企業から届いたメールには新規作成ではなく返信でメールを送りましょう。

４．メールの送信者がわかるように自分の署名を作成する

メールを送る際に必ず必要なのが署名で、ビジネスメールでは基本中の基本となります。

• 大学の学部
• 名前
• 住所
• 連絡先
• メールアドレス

このような項目が必須となるので、漏れの無い様に注意しましょう。

学部や住所などできる限り省略せずに記入しましょう。この署名を付けるか付けないかでやり取りを行う企業の採用担当の方に好印象を与える事ができるでしょう。

これは今後、社会人となった場合も必須のメールマナーなので必ず覚えておきましょう。

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５．メールの文章はシンプルに要点を整理して書き出す

メールの文面はわかりやすく伝える必要があります、しかし文章を長くしてしまうと何を言っているのか解らない状況に陥り易いのでなるべくシンプルな文面を意識して書きましょう。

1. 宛名
2. 挨拶
3. 本文
4. 結び
5. 署名

この５つがメール本文に必要な要素です。この要素を含めて作成すると下記の例文になります。

このような形式の文面がメールの本文を作成する際の基本マナーになります。このような文面は見易いのはもちろんですが、文章が作りやすいので書いている本人も楽に書く事ができるでしょう。

６．メールを返信するときは必ず文面を残す

企業から連絡がきた場合メールの文面は削除せずにそのまま返信しましょう。メールの文面を残す事で、新しいメール一つで今までのメールのやり取りを全て把握する事ができるからです。 就活生も大量のメールを企業とやり取りしているので、このような形でメールの記録を残すと自分自身のメール管理も大幅に楽になります。

この方法も就活メールの基本マナーなのですが、意外と知らない学生が多いので企業の採用担当の方には好印象を与える事ができるでしょう。

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７．企業からメールで連絡が来た場合は１日以内に返信する

企業とメールのやり取りをする場合はなるべく早く、１日以内には返信するようにしましょう。メールには既読機能が無い為、本人が確認したかどうかを確かめる方法がありません。その為企業からメールが届いた、その内容を確認した、という旨を伝える必要があります。

なるべく早く返信するのが良いのですが、できれば１日以内に返信する事を心がけましょう。もしも返信が遅くなった時は一言お詫びを付け足すと印象が良くなります。

就活で取得したメールの基本マナーは就職後も役に立つ

就活の基本的なメールマナー７つを紹介しました。 これらのマナーができる学生とできない学生、企業はどちらを選択するかは考えなくてもわかる事でしょう。どれも基本的なものばかりなので全て覚える必要があります。

また、紹介したメールの基本的なマナーは社会人になっても通用するので、忘ないようにする事で入社の際に少しだけ楽をする事ができるでしょう。