就職試験

就活用メールアドレスを用意しよう

就活が始まったら最初に用意すべきなのが、企業と連絡を取る上で欠かすことができないメールアドレスです。今や「メールアドレスならあるよ」という人がほとんどですが、実はメールアドレスの使い方を間違っていると、もらえる内定がもらえない可能性があるため注意が必要なのです。

就活用にメールアドレスを準備するなら、一体どんなアドレスが望ましいのでしょう？ここでは、就活におすすめのメールアドレスについてご紹介します。これまで、何となくメールアドレスを使っていたという人は要チェックです。

就活用には新しいメールアドレスを作るべき

就活をはじめると、企業との間にたくさんのメールのやり取りが発生するほか、企業以外にも、登録している就活サイトからさまざまなメールが届きます。そんな大量のメールのチェックに追われて、毎日大忙し…なんてことを避けるために、就活用のメールアドレスが必要になるのです。それでは、就活用に使うアドレスとは、どのようなアドレスなのでしょうか。

就活用には大学から付与されたメールアドレスを活用しよう

就活用にもっともふさわしいメールアドレスといえるのが、大学から与えられているメールアドレスです。

大学で用意しているメールアドレスのほとんどが、ドメイン名に大学名が使われていることから、信頼性が高く、大学生の就活用メールアドレスだということが分かりやすいという利点があります。また、一部の企業では、フリーメールは捨てアドとみなされるほか、迷惑メールに振り分けられる恐れがあるため、大学のメールアドレスの方が好感をもたれる場合があるのです。

大学のメールアドレスを就活に使う際は、必ずスマホや普段使っているパソコンのメールアドレスに転送の設定を行い、大事なメールを見逃さないようにしましょう。

就活用に新しくメールアドレスを作るならGmailがおすすめ

就活では、基本的にフリーメールでも問題はないとされていることから、大学でメールアドレスが用意されていない人や、転職のための就活をしている人には、フリーメールサービスで提供しているアドレスを使ってOKです。フリーメールサービスとは、無料で電子メールを使うことができるサービスのことで、主にGoogleのGmailやyahoo!メール、MicrosoftのOutlook.comなどがあります。

いろいろあってどれにしようか迷うところですが、やはりおすすめなのは一般的な認知度が高いGmailだといえます。フリーメールといえばGmailと言われるほど、世界中で広く使われているGmailは、保存容量が大きく、Google DriveやGoogleカレンダーなどとの連携が簡単なため、就活中のスケジュール管理にも活用することができます。

それに対してyahoo!メールは、２つのメールサービスに比べて保存容量がやや少ないほか、広告が目に付くのがデメリットです。また、Outlook.comは保存容量が無制限のため、メール容量を気にせず開くことができ、広告も表示されないというメリットがあります。

iCloudメールのメールアドレスは就活には不向き

iPhoneユーザーがメールアドレスで気になることといえば、iCloudメールのアドレスが就活に使えるかどうかということではないでしょうか。

iCloudメールとは、Appleが提供するメールサービスで、Apple IDを取得すると無料でメールを利用することができます。iCloudメールは無料ではありますが、氏名や住所を登録して使います。ですから、フリーメールではありません。

また、iCloudメールは、メールサーバー設定でPOPに対応していないという弱点があります。メールを閲覧する際、メールをサーバーからダウンロードして保管するPOPに対して、IMAPでメールを閲覧する際、いちいちメールが保管されているサーバーまで見に行く必要があるため、大量のメールの確認を行う場合に時間がかかるため、就活には不向きかもしれません。

知っておくべき就活用メールのマナー６つ

就活用のメールアドレスが分かったところで、次に大切なのが就活メールを送る際のマナーです。どのようなメールアドレスでメールを送ると失礼にあたるのかなど、就活メールを送る際の注意点について見ていきましょう。

１．就活で携帯メールアドレスは使ってはいけない

普段、個人的に使用しているメールアドレスを就活に使うと、間違えてプライベートのメールや画像を企業の担当者に送ってしまう恐れがあるため、あまりおすすめできません。特に、次のようなキラキラメールアドレスは、受け取った企業側にふざけた印象を与える可能性があるので注意が必要です。

また、明らかに趣味のためのアドレスや、サークル用のアドレスと分かるものも使用を控えましょう。

２．就活用メールアドレスには必ず名前を入れる

就活にフリーメールのアドレスを使用する際に気を付けておきたいのが、自分の名前をアドレスの中に組み込んでおくという事です。できれば、受け取った相手に分かりやすいようフルネームが望ましいでしょう。

例えば「mako.suzuki@○○○.com」のような名前のみのアドレスは、シンプルで分かりやすいといえます。また、よくある名前で誰かと被ってしまうのが心配な人は「Mako.suzuki1225@○○○.com」のように誕生日などを入れても構いません。

自分の名前が入っているアドレスにすることによって、相手がメールを開く時に不信感を与えないという効果があります。そのため、どうしても思いつかない場合は、ドメインの前に学校名を入れても分かりやすいでしょう。

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３．就活用メールアドレスを間違えたら即訂正する

就活をしている際に、メールアドレスを間違えて企業に伝えてしまった、という事があるかもしれません。そんな時にはどうしたら良いのでしょうか。もちろん一番良いのは、気が付いた時点で早く電話をして企業にメールアドレスを間違えた旨を伝える事です。間違えて伝えてしまい、申し訳ありませんでしたと謝罪し、正しいメールアドレスを伝えてください。正直に謝れば、先方も気分を害する事はないでしょう。

深夜などの企業の営業時間外に気が付いた時は、メールで連絡するのが鉄則です。メールの内容としては、まずお詫びの内容を述べ、それから訂正として正しいメールアドレスを記載してください。なるべく早く連絡することで、企業側に素早く対応した事をわかってもらいましょう。さらに、そして、企業の営業が始まってから、改めてお詫びの電話を入れるとなお良いでしょう。

特に、履歴書に手書きでメールアドレスを記入する場合、ドットやハイフン、アンダーバーなどの間違いやすい文字には注意が必要です。間違って伝わってしまうと、先方に迷惑を掛けるほか、間違いに気づかないことで待てど暮らせどメールが来ない…という最悪の状況に陥ります。

４．就活中にメールアドレスを変更した時はすぐ企業に連絡する

就活中にやむを得ない事情によって、メールアドレスを変更した場合は、大切な連絡事項をとりこぼさないためにも、速やかに企業の担当者に連絡をする必要があります。

その際、アドレスを変更したことを先方に伝えることができれば、連絡方法はメールや電話、FAXでも構いません。ただし、FAXを送りっぱなしにすると見落とされる可能性があるので、FAXを送った後に必ず、その旨を電話で連絡する必要があります。

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５．メールの件名は簡潔にする

相手にメールを読んでもらうために一番大切なのが、メールの顔とも言える件名です。件名は「会社訪問のお礼 ○○大学 山田太郎」にように、用件のほか大学名とフルネームを記載しましょう。この際、件名は簡潔で分かりやすいものにする必要があります。

また、本文の前には必ず「株式会社△△ 人事部 佐藤次郎様」のように、先方の会社名と所属、フルネームを記載します。この際、「（株）△△」のような略称は失礼にあたるため控えてください。そして、本文の冒頭では、再度「お世話になります。○○大学の山田太郎と申します。」と自分の名前を名乗ります。自分の名前は必ず大学名とセットで名乗ると、就活生だと認識してもらえます。

もしも、相手の氏名が分からない場合は、「株式会社△△ 人事部御中」や「株式会社△△ 人事部 採用ご担当者様」などといった書き方をしましょう。

６．メールには必ず署名をつける

企業にメールを送る際は、必ず文章の最後の部分に忘れずに署名を入れるようにしましょう。署名とは英語でsignatureと呼ばれる、送った人の氏名や大学名、学部、電話番号、メールアドレスなどの情報をメールの末尾に記載したもので、個人の情報をひとまとめに記載しておくことで、相手が連絡を取りたい時に一目でわかるという役割があります。

企業にメールを送る際は、あらかじめ作成したおいた署名を挿入することができるため、いちいち入力する必要はありません。

就活用メールアドレスは企業に失礼のないものを選ぼう

メールでのやり取りはお互いの顔が見えないために、逆に相手に失礼にあたらないよう細心の注意を払う必要があります。メールアドレスのほか、メールタイトルや相手の名前、文章の書き方、メールの構成など、人事担当者はあらゆるポイントをチェックしています。

今回紹介したことを参考に、就活の際はメールアドレスを決める時から実際にメールを書いて送信ボタンを押すまでの間、気を抜かずにおかしなところがないか、しっかりチェックしましょう。