面接に遅刻しそうな場合の連絡方法と注意すべきマナー
面接で遅刻してしまいそうな場面というのは誰にでも発生します。その際に、遅刻の対処を適切にすることで遅刻による悪影響を最小限にすることができます。マナーや連絡方法、遅刻をしないための方法などをまとめて紹介しています。
面接に遅刻しそう！どう対応すべき？
就職活動やオーディションなど、様々な場面で面接がありますが、約束の時間に遅刻するのは基本的にはどんな場面だとしてもマナー違反であり、良いことではありません。
とは言え、さまざまな事情によって面接の遅刻はどうしてもゼロにはできません。面接に遅刻してしまいそうな場合には、遅刻をされた側の立場や状況を踏まえ、早めの連絡が大切です。
学生の場合、就職活動などで遅刻してしまいそうになると気後れして面接を無断で放棄してしまうこともありますが、きちんとマナーを知っておくと遅刻を防ぐことができます。
面接に遅刻しそうなときの対応で採用担当者からの印象が変わる
面接に遅刻してしまうと、基本的には印象は悪くなります。この「印象」は就職活動や転職活動では「評価」とも言えますので、できるだけ良いにこしたことはありません。
遅刻があったとしても、対応が適切で好感の持てるものであればトラブルがあったことによってかえって評価が高まる場合もあります。遅刻をしたことによって諦めるのではなく、ポイントを抑えた連絡や相談をすることが大切です。
面接で遅刻しそうなときのベストな対応とポイント
面接で遅刻しそうな時の対応とポイントについて整理してみましょう。
１ 面接の遅刻連絡はできるだけ早く行う
面接における遅刻の連絡は「できるだけ早く」が鉄則です。遅刻することがわかった時点で、なるべく早く連絡するようにします。
面接相手は、面接の準備をして待っているのが普通であり、別の視点では「あなたによって時間を拘束されている状態」となります。そのため、まずは遅刻について連絡することでその拘束を解くことを考えなければなりません。
遅刻の連絡についてはできるだけ速報性のある電話が最適です。電車の中などで電話が難しい場合は、状況を断った上でメール等で連絡し、返信がないようなら状況が整い次第電話を入れるようにしましょう。
寝坊などにより、最悪の場合、面接の始まる時間になってからしか自分が連絡できない場合があります。その場合は予定そのものがキャンセルになる可能性が濃厚ですが、面接相手はその時間他のことができなくなります。自分だけの問題ではありませんから、「どうせ今日はもうキャンセルだろう」と思わず、遅れたとしても必ず連絡するようにしてください。
２ 到着の見込み時間を伝える
遅刻の連絡だけでなく、到着の見込みも伝えます。遅刻の程度によって、その面接予定をキャンセルするか、それとも待てるかを判断することができます。
到着時間の見込みを伝える際には、早く到着できる場合や遅くなる場合と両方の見込みを伝えておいた方が、相手側の判断や空き時間の使い方の判断材料になります。
３ 丁寧な対応を心がける
遅刻をし、相手の時間を奪っている側ですので、決して相手に対して上に立つことなく、丁寧な対応をするように心がけてください。
連絡を受けたり予定を調整してくれていることに対して感謝し、遅刻については重々謝罪することを忘れないようにしましょう。
また、面接が終わってからも、感謝のメールなどをするようにしてください。
４ 特殊な事情で遅刻しそうなときは証拠を取る
電車が多少遅延するくらいであれば、スケジューリングの問題でカバーできる範囲であり、大きく遅れることも少ないですが、大きな事故の影響によって到着が遅れてしまうことがあります。
その場合には証明書が必要となる場合もありますので、可能な限り証拠としての書類をもらうようにしましょう。
証明書の種類はさまざま
- 交通事故証明書（交通事故時に自動車安全運転センターが発行するもの）
- 事故証明書（バスまたはタクシー会社等が発行するもの）
- 事故証明書（駅長あるいはその他責任者が発行するもの）
- 遅延証明書（駅長あるいはその他責任者が発行するもの）
- 検視済証明書（事故が刑事事件となった際に警察署長が発行するもの）
- 救急搬送証明書（消防署長が発行するもの）
面接に遅刻した場合、証明書を求められることは少ないですが、すぐに発行してもらえるものはもらっておいた方が無難です。
５ 遅刻が確定的でも急いで現地に向かう
遅刻してしまっている場合には、キャンセルになっていない限り、できるだけ早く面接の会場に向かうようにしてください。
汗だくになった状態は清潔感に欠け、マナーとしてよくありません。しかし、急いでいた様子も見られず、涼しい顔で身なりもきれいすぎる状態で到着するのも、相手側からすると「本当に遅刻する状況だったのか」と疑わしくなります。まずは急いで面接地に到着し、相手の許可をとってから身なりなどを整えるほうが良いでしょう。
面接の遅刻理由はどのくらい説明するべきか
面接の遅刻理由については、相手が納得できるように伝える必要があります。しかし、中には言いにくい事情がある場合もあり、判断に困ることもあります。
いずれの場合にしても、虚偽の報告・説明があったことがわかった場合には印象が悪い方向に大きく傾きますので、できるだけ嘘はつかないようにしましょう。
やむを得ない事情があって遅刻しそうな場合
基本的に自分の事情によらない理由の場合には、そのまま伝えた方が良いでしょう。「前の面接が長引いてしまった」「交通事故に遭ってしまった」「電車が遅延してしまった」などが該当します。
自分に責任があって遅刻しそうな場合
完全に自分の事情である場合には、そのまま伝えることで印象が悪くなる場合があります。「寝坊してしまった」「面接を忘れてしまっていた」などの事情は意外と多いものです。
言いにくい事情の場合は、「体調不良で病院に来ているが混み合っていて時間がかかる」などの別の理由を作って説明した方が良いでしょう。
身内の事情があって遅刻しそうな場合
完全に自分の事情ということではないですが、「家庭事情」「会社事情」など身内の事情によって面接が遅れてしまうこともあります。
この場合は、完全にオープンにすることはプライバシーや情報セキュリティの問題がありますので避けるべきですが、相手に対して誠意を見せるためにもある程度は説明する必要があります。
面接の遅刻は許されない場合もある
面接における遅刻は、基本的には大きな問題になることは少ないです。数分なら待ってくれる場合も多く、面接をスムーズに進めることができれば予定が狂うこともほとんどありません。
しかし、面接が重要な意味を持つ場合には話が違ってきます。就職活動や転職活動における面接などはその代表例となります。
「大事な面接であることがわかっているのに、特別な事情もなく遅れる」という場合は、その面接の内容の重要性がわかっていないとみなされることもあります。営業マンなら移動時間も仕事とみなされますが、面接の時間にしっかり到着することもひとつの仕事として考えるべきで、就活において「面接の時間に到着できないこと」は「仕事ができないこと」とみなされることもあります。
もしも自分が総理大臣や他国の大統領、もしくは大企業の社長と面接をする機会があれば、絶対に遅刻をしないようにあの手この手を講じるでしょう。それは相手の時間の価値がわかっているからであり、数分の遅れも大きな損失になってしまうことがわかっているからです。
面接に遅刻をしてしまうことは、相手に対して失礼でもあり、損失を与えることです。自分の準備不足や意識の低さを露呈することになりかねず、許されないこともありますので気を付けましょう。
面接では遅刻をしないことがベスト
当然のことながら、面接においては遅刻をしないことが一番です。遅刻をしないためには余裕のあるスケジューリングを行うことや、交通機関の遅れなども考えて交通ルートを複数考えておく必要があります。
また、規則正しい生活を送り寝坊しないようにすることや、体調管理にも十分に気を付けておく必要があるでしょう。
こういった習慣はビジネスパーソンとして望ましいものであり、遅刻をしないように心がけているだけでもビジネススキルが成長します。予定を詰め込んで多くこなすことが良いことのように考えている人も多いですが、確実に仕事をすることや仕事の質を高められる環境を作ることがより大切です。
面接の数をこなすも大切ですが、遅刻をしないことを最優先においたスケジューリングを意識しましょう。
面接での遅刻は遅刻しそうとわかってからの対応が勝負
面接の遅刻はどうしても発生してしまうものですが、その後の対応によって印象や評価が大きく変わります。そのため、遅刻をしてしまうことがわかった時点で、できるだけ早く適切に対応することにしましょう。それが自分にとっても相手にとっても損失を小さくする最良の方法です。
また、できるだけ大事な面接で遅刻しないように、普段からの生活やスケジューリングには十分注意を払いましょう。最初から遅刻の予定を考える必要はありませんが、いつもリスクがあることは頭に入れておいてください。