履歴書を持参して手渡しするときの基本マナー！封筒や添え状は必要なの？
面接試験で当日に履歴書を持参する場合があります。その時は郵送等とは違ったマナーが必要になってきます。封筒に入れて履歴書を渡すのか、添え状は必要なのか解らない事も多いでしょう。そんな疑問を解決する、履歴書を持参するときに必須のマナーを紹介。
履歴書を持参する場合は基本的なマナーが重要
履歴書を当日持参して採用担当者に手渡しする場合は、どのようにすれば良いのでしょうか。郵送やメール送付と違い、直接渡す事になるので基本的なマナーが重要になってきます。当日までに持参する履歴書を作成して準備万端で面接に臨みましょう。
履歴書を持参するときは添え状はいらない
履歴書を当日持参する場合、添え状は必要ありません。それでは面接官に失礼ではないかと思われる方もいますが、添え状とは元々応募書類を郵送する時に封筒の中身がどのようなものなのかを記載しておくものなので、直接面接官に手渡しする場合は必要ありません。手渡しの場合は中身が解るから、という事です。
しかし企業によっては受付で履歴書を渡すケースがあります。その場合は添え状があったほうが、面接官には気が利く印象を与えられるでしょう。
面接官に直接渡すのか、受付で渡すのか、面接当日にならないと解らない事が多いので心配な方はどちらのケースでも対応できるように、添え状も作成して当日に判断すると良いでしょう。
履歴書を持参するときは封筒に入れて持って行く
履歴書を持参する場合封筒は必要なのでしょうか。封筒は郵送するためにあるので持参の場合は必要ないと考える方もいるでしょう。しかしマナーとしては当日持参する場合も封筒に入れて持っていくべきなのです。どういう事なのかを説明します。
封筒は履歴書が折らずに入る角型２号を使う
本来の意味からすると封筒はいらないのですが、マナーとして履歴書を持参する場合は封筒に入れましょう。履歴書と封筒はセットという考え方なので封筒も必要という事です。
履歴書を入れる封筒はA４の履歴書が折らずに入る角型２号の封筒を使用します。色は基本的には白を選ぶ方が多いようですが、無ければ茶封筒でも構いません。
郵送しないので住所は書く必要がありませんが、名前は書いておいたほうが良いでしょう。また、封筒には赤文字で履歴書在中という文言が必須なので忘れずに記入しておいて下さい。
履歴書が入っている封筒は封筒ごとクリアファイルに入れて持って行く
当日履歴書を持参するときは移動中に気を付けましょう。そのまま入れてしまうと何かの拍子に履歴書が曲がってしまったり、汚れる可能性があります。電車で移動する場合などは特に注意が必要でしょう。
そのため念には念を入れて、折れないように封筒ごとクリアファイルに入れる事をお勧めします。クリアファイルは水にも強いので雨で履歴書をダメにする心配もなくなります。また雑誌や硬いものを一緒に入れると履歴書の折れや曲がれを防ぐ事ができます。
- 履歴書はクリアファイルに入れて封筒の中へ
- その封筒もクリアファイルの中に入れる
このように大切に履歴書を保護すると、移動中に履歴書の汚れや折れを心配がする事はなくなるでしょう。
履歴書を提出する事は最初の採用試験なので、汚れや折り目などが付いてしまうと面接官も良い印象は受けません。なるべく綺麗な状態で面接官に渡しましょう。
履歴書を手渡しするときのマナー
履歴書を持参して手渡しする時もマナーがあります。面接官の目線に立って丁寧に渡すことを念頭においておくとスムーズに手渡しできます。
履歴書を渡すときはまず最初に挨拶をする
履歴書を渡すときには忘れずに挨拶をしましょう。
例えば
- 履歴書と職務経歴書になります。本日は宜しくお願いします。
- 本日はお忙しい中ありがとうございます。
- ○○と申します。本日は宜しくお願いします。
- ○○と申します。履歴書になります。宜しくお願いします。
このような短い挨拶で大丈夫です。ポイントは面接官の目を見て元気良くハキハキと挨拶する事です。面接官の目を見ずに俯いて挨拶をする事や、小さな声で挨拶をすると印象が良くないので気をつけましょう。
挨拶が終わったら履歴書を手渡しします。マナー通りに履歴書を手渡しする方法は
- クリアファイルから封筒を取り出す。
- 履歴書を取り出し封筒の上に載せる。その際クリアファイルはそのままにする。
- 面接官から見て履歴書が正面にくるように、自分の手元で履歴書を逆にする。
- 履歴書を両手でもって、丁寧に封筒ごと渡す。
このような流れで面接官に渡します。履歴書はクリアファイルに入ったままで大丈夫です。 また面接官によっては封筒を返却される場合もあるのでその場で対応を変える事も必要になります。
履歴書を手渡しする時は会話の流れを読みタイミング良く渡すことが大切
上記のように手渡しするのがマナーなのですが、渡すタイミングが掴めないときがあります。そんな時は面接官が後に入ってくるパターンと、面接官が先にいるパターンに分けてタイミングを計りましょう。
面接官が後に入ってくるパターン
面接官が後からくる場合は、先に面接を行う部屋に通されます。通されたらすぐに履歴書をバックから取り出して机の上に準備しておきましょう。そうする事で面接官がきたらすぐに履歴書を渡すことができます。タイミングは面接官の挨拶が終わった頃が良いでしょう。
面接官が先にいるパターン
面接官が先にいる場合は部屋に通された後に、面接官から、履歴書をお預かりします、などの履歴書を渡すタイミングを作ってもらえます。その言葉を合図にしてバックから履歴書を取り出し、マナー通りに渡すと良いでしょう。
どちらの場合も大事なのは会話の流れや読む事です。話の途中でいきなり履歴書を渡さないように注意するとスムーズに履歴書を面接官に渡すことが出来るでしょう。
また、履歴書を渡すタイミングがなく、面接官も催促しないようであれば自分から履歴書を渡しましょう。渡す前には会話の流れを読み、履歴書は如何いたしましょうか？と一言、面接官に問いかけるようにすると良いです。
履歴書の手渡しのやり方は企業によって違うことが多い
履歴書の手渡しのやり方は企業により変わってきます。受付で履歴書を提出する場合や、履歴書のみを受け取る場合、封筒に入ったまま提出を促される場合、このほかにも様々な提出方法を求められるケースがあります。
持参する場合の履歴書の提出方法は実際に企業に面接に行くまで分からない事が多いです。いずれの場合でも対応できるようにしておくと当日に慌てる事なく面接に臨める事でしょう。
履歴書は手渡す前に日付や汚れを確認するのが基本
大切なのは履歴書を綺麗に面接官に届けることです。面接会場までの移動中に履歴書が汚れてしまっては作り直す事もできません。小さな汚れでも面接中に履歴書が気になって上手く自分をアピールする事ができない可能性もあります。
クリアファイル等でしっかり履歴書を保護する事で面接に集中して臨む事ができるでしょう。また、丁寧に扱った履歴書を持参すると面接官の印象も必ず良くなります。綺麗な履歴書を届けるというのは自分にとっても面接官にとっても重要な事だと言えるでしょう。
履歴書の日付は持参した日を書く
履歴書に書かれている日付を再確認してみましょう。当日履歴書を持参し手渡しする場合は、日付をその当日の日付にします。
例えば履歴書を面接の前日に作成したとしても、作成した日の日付は書かないで下さい。書くのは面接する当日の日付になります。これは当日に履歴書を持参する場合に限られるのでメールで送付する場合や郵送する場合はまた違う方法となります。
注意点として日付の書き忘れは絶対にしないようにしましょう。書き忘れてしまうと使い回された履歴書だと面接官は判断します。企業によってはその時点で採用候補から外してしまう事もあるので、日付が書いているか、日にちの間違いがないかをしっかり確認しましょう。
履歴書を綺麗な状態に保つためにクリアファイルは必須
郵送する場合と同様に持参する場合も履歴書はクリアファイルに入れます。これは履歴書の汚れや折れを防ぐ目的があります。
特に夏場では台風やゲリラ豪雨などに遭遇してしまうと履歴書が大変なことになってしまいます。しかしクリアファイルに入れておくと履歴書が濡れるのを防げるため綺麗な状態を保つ事ができます。面接官にも履歴書を丁寧に扱っていると思われるので良い印象を与える事ができるでしょう。
履歴書を持参する時は渡し方を見られていると考えよう
「履歴書を持ってきてください」と言われたら、渡し方も見られていると考えてください。どのように渡すと失礼がないのか、マナーにのっとって印象よく渡すことができるのかを考え、ちゃんと準備を整えてから持参するようにしましょう。