内定承諾書に同封する添え状の意味と書き方
企業から内定をもらうと、内定承諾書を提出する必要があります。その際、封筒に同封する”添え状”をご存知ですか？添え状を同封しない場合は「マナーがなってないな」と思われても仕方ありません。添え状の意義、書き方等々について説明します。
内定承諾書には添え状が必要
企業から内定をいただくと、必ず提出しなければならないのが”内定承諾書”という書類です。内定承諾書は速やかに返送したほうがいいのですが、そのままではいけません。添え状(送付状)を同封して返送する必要があります。
添え状自体が企業にとって必要かと問われれば答えはノーですが、添え状がないと「この人はマナーを知らない学生なのだな」と思われてしまうというだけの話です。入社前からマイナスの印象を抱かれてしまわないように、きちんと添え状を作成して同封するようにしましょう。
内定承諾書って、そもそもどういう意味があるの？
内定承諾書とは、簡潔にご説明すると
- 正当な理由がない限り貴社に入社します。
- 履歴書等の内容に虚偽がある場合、健康を損ねた場合、内定取り消しを受ける可能性があります。
といった内容に同意する書類です。
いくつか内定をもらっている人は「内定承諾書を書いたら絶対に入社しなきゃダメですか」と不安になるかもしれませんが、その点は心配ありません。
内定承諾書の効力について
法的拘束力はなく、法的には入社の２週間前に内定辞退を知らせればOKとされています。
とはいえ、企業側のことを考えれば、辞退の連絡は早ければ早いに越したことはありません。代わりの人員の確保などは、採用活動が終わってからでは難しくなってしまいます。そして、“法的にOKである”ことと”企業側が快く辞退をOKしてくれる”ことは別の問題です。辞退の連絡が遅くなることで、多少のお叱りを受けることも覚悟しておきましょう。
添え状とお礼状を兼ねる
添え状とは内定承諾書だけではなく、書類を送付する際に毎回必要となるもので「～の書類を送付します。どうぞ宜しくお願い致します」といった内容を記載します。
「内定を頂いたことに対するお礼状も同封したほうがいいですか？」という疑問を持つ学生さんもいるようですが、添え状でお礼状も兼ねてしまうのがベストです。お礼状を同封することで書類の枚数も増え、受け取った人にそれを読む手間をかけさせてしまいます。添え状にお礼の気持ちを簡潔に述べ、１枚で済ませてしまうのがスマートです。
添え状に最低限書くべき内容
- 年月日（書類の発送日）
- 会社名、送り先の部署、担当者名
- 自分の住所、大学・学部名、氏名、電話番号、メールアドレス
- タイトル「書類送付のお知らせ」
- 拝啓（謹啓だとより丁寧）、季節の挨拶
- 内定を頂いたことに対する感謝
- 締めの言葉 （今後の抱負等、意欲のある内容を記す）
- 本題、具体的な書類の内容を記載
- 敬具（頭語が謹啓の場合は謹白）
- 「以上」の文言
太字で記載した項目については、お礼状の内容を添え状に盛り込んだ部分です。あまり長くならないように、簡潔な文章を心がけましょう。
添え状の例文
ご参考までに、内定承諾書の添え状の例文をご紹介します。
内定承諾書に同封する添え状の例文
人事部 ○○○○様
東京都文京区○○１－２－３
△△大学△△△学部
山田 太郎
連絡先：090-***-****
e-mail：○○@○○○
謹啓 若葉青葉の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは採用内定のご通知をいただきまして、誠にありがとうございました。４月より、貴社の一員として一所懸命に精進いたしますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
つきましては、ご指示をいただいた下記の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
同封書類
内定承諾書 １通
成績証明書 １通
ポイントは、あくまで簡潔に書くことです。1枚に収まるように書類を作成しましょう。
添え状は手書きとパソコンどちらで書くべき？
添え状に関しては手書きでもパソコンで入力したものでもOKですが、手書きの必要はない、というのが正直なところ。社会人になってから書類に同封する添え状は、パソコン入力で作成することがほとんどです。
パソコン入力の添え状のメリット
- 作るのが簡単で、ファイルを保存しておけば使いまわしがきく。
- 文書ソフトで書類が作成できる、という点を企業側に分かってもらえる。
- 読みやすい。
特に、手書きで書くことで字が読みにくくなってしまっては、採用担当者にとってもマイナスです。履歴書やエントリーシートのように、字で丁寧さや人となりを伝える必要は添え状にはないと言っていいでしょう。
内定承諾書を送る時の注意点
内定承諾書を企業に返送する際、気を付けていただきたいチェックポイントをまとめてみました。
締切りに余裕を持って発送する
輸送中に事故が起こることも考え、締め切りには余裕を持って返送するのがベターです。添え状を作成する時間も計算に入れ、締切りを過ぎることが決してないように発送準備を進めましょう。
発送方法に気を配る
先方に書類を確実に届けるためには、普通郵便ではなく簡易書留で発送しましょう。
書類を傷つけない心配りを
書類は、一番上が添え状になるように揃えてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。
一目で内容が分かるように
封筒の表面に、赤字で「内定承諾書在中」と記載しておくと中身がすぐ分かり親切です。
不安な人は、メールで発送連絡を
必須ではありませんが、メールで書類を発送した旨を採用担当者に連絡しておくと、配送トラブルがあった時にスムーズに対応してもらえます。
企業の一員になったつもりで慎重に
今回ご紹介した書類送付時のマナーは、社会人になれば当たり前のように行うことです。まだ学生とはいえ、もう企業の一員になったつもりで気を引き締めてやりとりをするようにしましょう。４月までに、少しずつ意識を切り替えていければ社会人としていいスタートが切れるでしょう。