内定承諾書を返送する時の送り方と封筒の書き方
内定通知を受け取りひと安心。でも油断してはいけません。企業から送られてくる内定承諾書、この書類の送り方のマナー知っていますか？ただ封筒に入れて出す、では社会人としては不正解です。この機会に正しいマナーを覚えましょう。
内定承諾書が届いたら速やかに返送するのが礼儀
企業から内定をもらってひと安心！でも、実はまだやることがあるのです。内定承諾書を企業に提出しなければいけません。
企業からの内定を得た際に提出を求められるのが内定承諾書ですが、これは「企業に内定承諾の意思を伝えて、入社を誓約する」書類です。企業側から送られている内定通知書、または採用通知書に内定承諾書が同封されているので、それに署名と捺印をして返送しましょう。
基本的には入社の意志がしっかり固まってから、内定承諾書を送るのがマナーです。内定承諾書が届いた時点で意思が固まっているなら、提出期日にかかわらず速やかに送りましょう。
内定承諾書を返送する時は添え状を同封することを忘れない
内定承諾書を送る時のマナーとして添え状を添付することになっています。普段書き慣れないものですから、何をどう書いたらいいか分からなくて悩んでしまいますよね。そこで、添え状の書き方のポイントや例文などを紹介します。
内定承諾書を返送する時の添え状とはお礼状のようなもの
添え状とは書類を郵送する時に一緒に送付する時や、FAXを送る時に添付する書面のことを言います。カバーレター、挨拶状、送付状、送り状ともいいます。
内定承諾書を企業に送る際に同封する添え状は、お礼状のような役割も果たしています。送付する書類のお知らせのほかに、内定を頂いたことへのお礼と、今後社員として働く意欲を添え状の書面で示しましょう。
内定承諾書と添え状は内定をもらったらすぐ出すようにする
内定承諾書と添え状を出すタイミングですが、内定を頂いたらすぐに出すのがベストです。遅くとも提出期限までには必ず出すようにしましょう。
また現在では「添え状はいらない」という風に考えている企業も多いようですが、感謝の気持ちや抱負を伝えたければ添え状を送るのが良いでしょう。
内定承諾書の添え状では必要項目を網羅し、感謝の言葉は簡潔に書く
内定承諾書の添え状の書き方には、いくつかポイントがあります。以下のことを内容に盛り込むようにしましょう。
内定承諾書の添え状に書く内容
･会社名、送り先部署名、担当者名
･本文のタイトル
･拝啓または謹啓、時候の挨拶
･内定に対するお礼
･本題
･抱負などを込めた締めの言葉
･敬具
･添付書類の内容
記載例：記 内定承諾書1部
･日付
･自分の名前
･以上と記す
お礼状ではないので、感謝の言葉や抱負は、くどくど書かず１～２行で簡潔に書くようにしたほうが良いです。社会人としてビジネスレターの基本は押さえておきましょう。
内定承諾書の添え状の例文
内定承諾書の添え状の書き方を例文で確認しましょう。
添え状の例文．1
○○株式会社 人事部 ○○様
拝啓
初秋の候、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。つきましては以下の書類を送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
4月から新入社員として貴社で働かせていただけることを思うと身の引き締まる思いです。ご指導、ご鞭撻の程、何卒よろしくお願い致します。まずは御礼を申し上げたく、乱文ではありますがお便り致しました。本当にありがとうございました。
敬具
内定承諾書 1部
○月○日 自分の氏名
以上
添え状の例文．２
○○株式会社 人事部 ○○様
謹啓
初冬の候、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
この度、内定のご連絡を頂きましたこと、誠に有難く厚く御礼申し上げます。4月からの新しい生活に期待と不安の入り混じる思いですが、入社までの間、貴社にふさわしい人間になれるよう日々努力する所存です。何卒ご指導ご鞭撻の程、よろしくお願い致します。つきましては、指定の書類を送付致しますのでご確認くださいますようお願い申し上げます。
まずは御礼を申し上げたく、お便り致しました。本当にありがとうございました。
敬具
内定承諾書 1部
○月○日 自分の氏名
以上
内定承諾書を返送する時は郵送で送る
内定承諾書と添え状を入れる封筒は、どんなものを選べば良いのでしょうか。宛先、宛名の書き方、封筒への書類の入れ方も併せて紹介しますので、参考にしてください。
内定承諾書を入れる封筒はＡ４サイズで白の封筒を選択する
内定承諾書はたいていＡ４サイズで作られていますから、Ａ４サイズの書類が入る大きさの封筒にしましょう。色は茶封筒でも問題は無いですが、やはり白が一番を選択するのが無難です。
企業側から内定承諾書が送られてきた場合、返信用封筒も同封されていることがあります。その場合は企業側の心遣いをありがたく受け取って返信用封筒を使用しましょう。
返信用封筒を使用する際に注意すべきことは、宛名の部分にすでに企業名が印字されていると思います。「○○株式会社 人事部 行」となっていたら、最後についている「行」を二重線で消し、「御中」に書き換えてください。また、宛名の最後が担当者名ならば同じように「行」を二重線で消し、「様」に書き換えましょう。
内定承諾書はクリアファイルに入れると雨で濡れたときでも安心
送られてきたのが内定承諾書のみの場合、折らずにクリアファイルに入れてＡ４サイズの書類が入る白封筒で送りましょう。防水の封筒を使用したり、クリアファイルに書類を入れたりすると雨で濡れた時でも安心です。
内定承諾書を入れる封筒の宛先と宛名ははっきり分かりやすく書く
当たり前のことですが、内定承諾書を入れる封筒には、はっきりと分かりやすい文字で宛先と宛名を書きましょう。封筒の宛先、宛名の書き方ですが、Ａ４サイズの封筒であれば縦書き・横書きどちらでもＯＫです。書きやすいほうを選びましょう。縦書きの場合、右上に郵便番号、一番右端に住所、真ん中に会社名・部署名、担当者名を最後に「様」をつけて書きます。部署名までしか分からない場合は「御中」と書きます。封筒の裏にはこの４点を書いて、左上に日付を書いて完成です。
- 自分の郵便番号
- 住所
- 名前
- 大学名と学部名
内定承諾書をはじめとする書類を封筒に入れる時は必ず向きを合わせる
内定承諾書などの書類を封筒に入れる時、封筒の表側と書類の文面が書いてある側が表面で、同じ向きになるようにしてください。上下逆さなどにもならないように気をつけましょう。
内定承諾書はマナーを守って返信しよう
内定承諾書を送る時、すでにあなたの社会人生活は始まっているのです。内定承諾書をはじめ、添え状や封筒の書き方などにも充分注意しせっかく内定をくださった企業に失礼がないように、今回紹介したポイントをおさえながらマナーを守って送るようにしましょう。