履歴書と職務経歴書の違いや役割を教えて
履歴書と職務経歴書はどのような書き方が正しいのでしょうか。また、どんな時に提出が求められているのでしょうか。アルバイトやパートでも参考になる履歴書と職務経歴書に関するマナーについてご説明いたします。郵送する場合のマナーも紹介するので参考にしてください。
履歴書と職務経歴書の違いを紹介
履歴書や職務経歴書、これらの書類にはどんな違いがあるのでしょうか。どちらの書類も似ているもので、就活生にとっては馴染み深いものと言えるでしょう。
ここでは、履歴書と職務経歴書の様々な違いについて紹介します。就活生の皆さんは履歴書と職務経歴書それぞれに企業から好印象を持ってもらえる書き方ができるように、２つの違いをしっかり理解するための参考にしてください。
履歴書と職務経歴書の違いは提出が必須な場合とそうでない場合があること
「履歴書」には、応募者の住所や学歴、そして志望動機や保有する経験・資格などを記します。つまり、応募者本人の自己紹介書ともいえるのが「履歴書」なのです。ですから、就職や転職だけでなく、アルバイトやパートでの採用に応募するときも、提出することが求められています。
一方、「職務経歴書」には、文字通り「職務」の「経歴」を記します。どのような仕事に携わってきたのかを紹介する書類でもありますので、新卒で就活を行う場合や、職場への近さや勤務可能な時間帯と曜日が重視されるパートやアルバイトに応募する場合は、基本的に提出の必要はありません。
経験してきたアルバイトやボランティアも自分をアピールする材料になると判断した場合には、新卒で就職活動をするときにも提出することができます。また、今までの経験や業務が応募するパートやバイトに活かせると考えられる場合には、提出によって評価が上がることが期待できます。
履歴書と職務経歴書の違いは書く枚数が違うこと
「職務経歴書」には、応募者の今までの職歴だけでなく、具体的にどのような業務をこなし、どんなスキルを習得してきたかを記します。業務やスキルの内容ももちろん重要ですが、自分が保有している経験や特性をプレゼンテーションする能力も見られています。履歴書のように空欄を埋めるだけでは完成しませんので、人事担当者が見やすく分かりやすい表現方法を追求する必要もあります。通常、履歴書は１枚ですが、職務経歴書は２枚程度でまとめるのが良いでしょう。
いくら経験してきた業務内容が立派であっても、思いつくままだらだらと文章を書いていては、「整理する能力が無いのではないか？」と担当者からの評価を下げることにつながってしまいます。
整理能力、そして表現能力が優れていると評価されるためには、経験を「時系列」もしくは「プロジェクト系列」に分けて、明快に記すことができるでしょう。そして、多くの志願者の応募書類を読む担当者に負担をかけずに、しかも最後まで読んでもらえる職務経歴書にするためには、２枚程度に簡潔にまとめることが重要です。
履歴書と職務経歴書の違いは職歴欄に詳しく書けるかどうか
履歴書には、今までやってきた仕事のことを書く欄として「職歴欄」があります。ですが、この職歴欄は書けるスペースが狭いため、要点を箇条書きにするしかなく、書けることが限られてしまいます。そのため、経験してきた仕事の数が多い場合や１つの仕事についてもっと詳しく書きたい場合には、履歴書の職歴欄にある程度まで書いたら、「詳細は職務経歴書記入」としても良いでしょう。
職務経歴書は履歴書と違い、携わってきた仕事についての詳細を書くことができます。職務経歴書の書き方には「時系列」と「プロジェクト系列」があります。時系列は一般的な職務経歴書の書き方で、時間をさかのぼり、古い仕事順に書きます。
一方、技術系の仕事の場合は、プロジェクト系列が書きやすいかもしれません。プロジェクト系列とは携わったプロジェクトや職務ごとに職歴を書く形式です。アピールしたいプロジェクトの順に「プロジェクトの目的」、「携わった期間」、「職場・部署」、「業務内容・ポスト」、「得られたスキル・習得した経験」を見やすく項目別に表記します。仕事を行っていない時期がある場合には、「プロジェクト系列」のほうがブランクは目立ちにくいというメリットもあります。
履歴書は手書きでもパソコンでもOK、職務経歴書はパソコン作成が一般的なこと
すでに述べたように、履歴書は応募者本人の自己紹介書とも言えるもので、入社後に人事情報として保管される書類です。ですから手書き、パソコンどちらの作成方法でもかまいません。
一方、職務経歴書の場合は、パソコンで作成するのが一般的とされています。書類選考の際に使われる書類で、採用担当者はウェブ上で職務経歴書を確認することが多いです。そのため、ウェブ上で保管しやすいようにパソコンで作成された職務経歴書が好まれます。
履歴書と職務経歴書の郵送マナー
履歴書と職務経歴書の違いを紹介してきましたが、ここでこれらの書類の郵送方法を見てみましょう。せっかく一生懸命に書いた履歴書や職務経歴書ですから、郵送時のマナーまできちんと守りたいものです。
封筒サイズはA４が入るもの、添え状を同封すること
履歴書や職務経歴書を応募先の企業に郵送する場合は、書類を折らずに入る「Ａ４書類用」の封筒に入れるようにしましょう。人事担当者への挨拶や応募に至った経緯、同封する資料の説明などを記した「添え状」を同封することが、社会人としてのマナーです。
履歴書だけを提出する場合は、「添え状」「履歴書」の順に重ねて封筒の表から入れます。履歴書と職務経歴書を提出する場合は、「添え状」「履歴書」「職務経歴書」の順に重ねて封筒の表から入れましょう。
封筒の宛先と宛名は丁寧に書く
封筒の表面には「送り先の住所」、住所より少し大きな字で「会社名」と「担当者名もしくは担当部署名」、左下に赤字で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」の文字を枠で囲んで記します。裏面には応募者の住所と名前、連絡先を左下に記載しましょう。全ての文字は、丁寧な楷書で書くことが求められています。
履歴書は「自己紹介」、職務経歴書は「職歴紹介」、役割に違いがある
履歴書は自己紹介に重点を置いた書類であり、氏名や住所、学歴、資格などの基本情報や趣味や特技、自己PRなど、自己をアピールするための情報を記載します。履歴書は、企業に自分自身をアピールするための第一印象を与えるために非常に重要な書類であり、アピールポイントを明確にし、わかりやすく簡潔にまとめることが求められます。
一方、職務経歴書は、自身の職歴や業務経験を紹介するための書類です。職務経歴書は、企業が求める職務や業務内容に対して、自分がどのような経験を持ち、どのような能力を持っているかをアピールするために使われます。職務経歴書には、これまでの職歴や業務経験、担当した業務の内容や範囲、達成した成果や実績、使用したツールや技術などを詳細に記載することが求められます。
勤務形態や職種によっては、履歴書と職務経歴書の両方が必要な場合がありますが、一般的には履歴書と職務経歴書の両方を提出することが求められます。しかし、企業によっては履歴書だけで応募可能な場合もあるため、求人情報をよく確認し、必要書類を提出するようにしましょう。また、応募書類を作成する際には、履歴書と職務経歴書の役割の違いを理解し、それぞれに適切な情報を記載することが重要です。