残業する人の特徴と回避するコツ
皆と同じように業務にあたっていても定時に帰れる人と残業になってしまう人がいます。その違いは何なのでしょうか。ここでは残業になってしまう人の特徴をお教えします。合わせて残業を上手く回避するコツも紹介していますので参考にしてください。
いつも残業になってしまう人の特徴５つ
一生懸命仕事をしているつもりなのに、気が付くといつも仕事が溜まって残業してしまう、そんなことはありませんか？仕事を溜め込んでしまう人にはいくつか共通の特徴があります。ということは、それらを改善すれば残業にならずに済むかもしれないということです。一つずつ確認していきましょう。
１．常にデスクが汚い
仕事を溜め込んでしまう人の特徴として、常にデスクの上に物が散乱していて汚い、整理整頓できない人が多いです。このような人はやらなければならない仕事も書類の下などに埋もれてしまい、仕事をこなすどころか、仕事を探すのにいっぱいいっぱいになってしまいます。仕事をする時にはデスクの上はなるべくPCと電話だけにして綺麗な状態で仕事に臨みましょう。
２．優先順位を決めるのが下手
仕事には必ず優先度があり、優先度が高い順から片付けていくのが鉄則です。しかし、仕事を溜めこんでしまう人はこの優先度が分からず、優先順位を決めるのが下手なのです。
そのため、器用でもないのに同時にいくつものタスクをこなそうとして失敗し、残業になってしまいます。まずは何の仕事を一番に終わらせるべきかという優先順位をはっきりとさせてから仕事にあたりましょう。
３．時間配分が上手く出来ない
仕事のできる人は自分の仕事の管理が得意で、作業時間の配分もきちんと考えて業務にあたっています。仕事を溜めこんでしまう人はその時間配分が上手く出来ない人が多いです。
１つ１つの仕事に時間を掛けすぎて、いつも定時に帰ることが出来ません。そのような人はスマートフォンなどのスケジュール機能やタイマー機能を使って、１日に行う業務の時間配分をまず決めましょう。
４．メリハリなくダラダラと仕事をしている
ただ漫然と仕事をしていませんか？仕事を溜め込む人ほど、重要な仕事もそうでない雑務もすべて一緒くたにして仕事をしてしまっています。ダラダラと時間だけ浪費していくような仕事の仕方では、まったく捗りませんよね。意識してメリハリをつけて、疲れたら小休止を挟みつつ仕事をしましょう。そうすれば業務もこなしやすくなりますよ。
５．出来ないのにNOと言えない“イエスマン”になってしまっている
自分の仕事だけで精一杯なのに上司や先輩から仕事を頼まれたら断ることができない、こんな人も仕事を溜め込んで残業になってしまう人に多いです。頼まれたことに対して「できません」と言うのはとても言いにくいですよね。まして上司なら自分の評価にも関わりますから尚更でしょう。
でもNOと言えずにいつもイエスマンをやっていると仕事は溜まっていく一方です。自分に余裕がなく、無理だと思った時は勇気を出して「できません」と言えるようにする、もしくは同僚に助けを求めましょう。
残業を上手く回避する方法４つ
仕事が忙しすぎてプライベートの時間が取れなくなると心も体も疲れてしまいますよね。残業は誰しもしたくないもの。上手く回避するためのコツがこちらです。
１．終業時間1時間前に残業になりそうな仕事を探す
勤務終了時間間際になると、急にバタバタしてしまい、結果的に残業になってしまうこと多いですよね。そのようなギリギリで焦る人は、終業時間の１時間前に残業になりそうな仕事を探しましょう。学生時代の夏休みの宿題を思い出してみてください。人は面倒なことを後回しにしてしまう傾向があります。
夏休みが終わる前日に必死になって溜まった宿題を終わらせませんでしたか？それと同じで仕事も面倒なものをつい後回しにしてしまい、残業になってしまうのです。ですので、残業になりそうな面倒なものを先に片付けてしまうことで、残業から解放される可能性が高いです。
２．朝早くから仕事をする
あなたが朝型の人ならば集中力がアップするのは断然朝になります。いつもより30分早く出社して仕事をするだけでも効率がアップします。効率アップ＝残業が減るということになりますね。さらに普段より早く出社するとその分退社時間も早くなりますからプライベートの時間を充実させることも可能です。
３．仕事を一人だけで抱え込まない
残業する人の多くが、頼まれた仕事を他の人に協力を要請することができずに一人で抱え込んでしまいます。自分の仕事だから他の人に頼んではいけないと考えてしまうのでしょうが、会社のチームで仕事をしているなら人の力を頼るのは必要なことです。
どんな人にも得意不得意がありますから、あなたの苦手なことを得意とする人に手伝いを頼んで、逆に相手が苦手とするものであなたが得意なものがあればそれをすすんで手伝いましょう。仲間と分担することで仕事がスムーズにこなせますよ。
４．残業ケアをしっかりする
自分の仕事を同僚に任せた翌日、感謝の言葉はきちんと伝えていますか？また、反対にその同僚が助けを求めてきた際は協力的に残業してあげていますか？何事もギブ＆テイク。やってもらいっぱなしはよくありませんし、ちょっとした気遣いは大切です。そして、このように周囲へのケアをしっかりすることは意外にもあなたの評価を上げるのです。
残業をする人の特徴を知れば残業を回避できる
残業を回避できる４つのコツから分かる通り、残業から解放されるには効率アップだけでなく、周囲の協力が必要です。残業をする人の特徴が当てはまる人は、普段から周りの人とコミュニケーションをしっかり取っておきましょう。