面接を辞退するときのメールの書き方を知っておこう
第一希望の企業に採用された、あるいは第一希望の企業の二次面接や最終面接の日時とダブルブッキングしてしまったなど不慮の出来事で、約束していた面接を辞退せざるを得ない時もあります。そのようなときに、どのような手順とマナーで臨むのが望ましいのか、シチュエーション別にご説明します。
一次面接もしくは二次面接を前日までに辞退する場合のメール例文
面接を辞退しなくてはいけないということが判明したら、できるだけ早く面接担当者に連絡する必要があります。いくら丁寧に誤ったところで、直前にキャンセルされるのは企業側にとっても大きな迷惑です。
また忙しい時期に電話で面接担当者に時間を取らせてしまうのも、決して推奨されることではありません。メールで伝えるのが最も良い辞退の方法と言えるでしょう。ただし、面接前日の夜にキャンセルしなくてはいけなくなった場合は、まずはメールで、そして次の日の朝に確認の電話を入れることが望ましいです。
一次面接もしくは二次面接を前日までに辞退する場合のメールの例文をご紹介します。
件名：
○月○日○時○分からの面接辞退のご連絡
本文：
○○株式会社
○○部 採用担当○○様
メールでの突然のご連絡、誠に申し訳ございません。
○○大学 ○○と申します。
この度、貴社の一次面接（二次面接）のご案内をいただき、○月○日○時○分からお約束をしておりましたが、この度、第一希望の企業の内定を頂き、就職活動を終了することになりました。
○○様にはお時間を取って頂き、ご配慮を賜りましたのにもかかわらず、非常にご迷惑をおかけすることとなってしまいました。本当に申し訳ありませんでした。そして、今までのご厚情に感謝を述べたいと思っております。ありがとうございました。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げております。
お忙しい中、最後までお読み頂きありがとうございました。
丁寧に感謝の詫びを述べることに徹するなら、決して悪い感情を持たれることはありません。誠意を示すためにも、できる限り早く連絡を入れるように努力しましょう。
一次面接もしくは二次面接を当日に辞退する場合のメール例文
当日に面接を辞退する場合も、まずはメールで連絡を入れるようにしましょう。面接当日は、企業内も非常に業務多繁になります。多くの面接者と応対するため、企業の担当者が電話口に長時間立つことができないことも考えられます。まずは、メールで要件をしっかり記しておきましょう。
件名：
本日○時○分からの面接辞退のご連絡
本文：
○○株式会社
○○部 採用担当○○様
メールでの突然のご連絡、誠に申し訳ございません。
○○大学 ○○と申します。
この度、貴社の一次面接（二次面接）のご案内をいただき、本日○時○分からお約束をしておりましたが、この度、第一希望の企業の内定を頂き、就職活動を終了することになりました。
急に決定したため、このような時間が差し迫った中でのご連絡となってしまい、本当に申し訳ありませんでした。○○様には度重なるご配慮をいただき、本当に感謝をしております。ありがとうございました。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げております。
本日は、本当に申し訳ございませんでした。
メールを送ったら、次は電話連絡です。電話では、面接を予定されていた日時と学校名・氏名を伝え、手短に辞退の理由を述べます。受付から人事担当者に電話をつながれた場合にも、同じように面接を予定されていた日時と学校名・氏名を伝え、丁重に辞退の理由とお詫びを述べます。
最終面接を前日までに辞退する場合のメール例文
基本的には一次面接や二次面接を辞退する場合と同じで、メールで断りを入れることと、前日の夜にキャンセルが決まった場合には、メール＋翌日の電話が基本となります。社会人としての決意が一言あると、より良い文章となるでしょう。
件名：
○月○日○時○分からの面接辞退のご連絡
本文：
○○株式会社
○○部 採用担当○○様
いつもお世話になっております○○大学 ○○と申します。
貴社の面接に○月○日○時○分からお約束をしておりましたが、この度、第一希望の企業の内定を頂き、就職活動を終了することになりました。
○○様にはいつも暖かいご配慮をいただいておりましたが、このような結果になってしまい、ご迷惑をおかけすることとなってしまいました。本当に申し訳ありませんでした。また、本日ご担当して下さる予定であった皆さまにも、本当に迷惑をかけることとなってしまいました。重ね重ねお詫びを申し上げます。
○○様のように責任ある社会人になることができるよう、精一杯努力をいたします。また、お会いします機会がございましたら、その時はどうぞよろしくお願いいたします。
貴社のますますの発展をお祈り申し上げております。
ありがとうございました。
最終面接を当日に辞退する場合は電話で連絡する
最終面接の場合は、面接予定者の人数も限られています。担当者も氏名を把握していることが多いですので、電話連絡だけでも十分に内容が伝わります。できるだけ早く伝えるようにしましょう。ですが、特にお世話になっている方がいる場合は、メールでの連絡もプラスする方が良いです。お礼とお詫びを誠心誠意伝えましょう。
面接を辞退する時のメールは「迅速」「丁寧」が鉄則
同じ業界で就職が決まった場合にも、また別の業界で就職が決まった場合にも、断りを入れた会社や人事担当者に、仕事上もしくはプライベートで接することがあるかもしれません。常に好印象を保つように「迅速さ」と「丁寧さ」を心がけるなら、気兼ねなくその後のお付き合いもできるのです。
第一希望の企業から内定をもらったということを、変に隠し立てせずにきちんと伝えましょう。正直に話すことが何より大事です。
