就職試験

就活で使う書類からあなたの姿勢が見えてくる

就活で使う様々な書類には企業に対する姿勢を測るものという共通点があるため、就活生や転職者に対して作成に苦労する書類を何枚も書かせています。

もちろん、企業が就活生に求めるものはそれぞれ違います。学力、性格、見た目、考え方など、何を重視するかはその企業によって異なるため選考基準が大きく変動しますが、多くの企業において入社への熱意や仕事に対する姿勢がまったくない人を採用しようとは考えないでしょう。

就活生や転職者の持つ企業・仕事への熱意をはかるために、事前に自己アピールや志望動機を書いた書類を作成してもらって志望者の本気度を読み取っています。

就活に必要な書類とは

就活において作らなければいけない書類には、どのようなものがあるでしょうか。就活では少ない方は数社、多い方は100社以上ですが、平均で30社前後にエントリーします。数社にエントリーして就活が終わるのは稀で、何十社もの企業に応募する方がほとんどでしょう。100社以上に応募した方は、企業の意図がうまく理解できていなかったために起きた可能性が高いです。

企業が書類を提出させる意図を正確に理解することで、書類試験をパスして面接へと進める確率が上がるでしょう。今回は就活で必ず使う書類の４点について解説します。後者２つの書類は自分で書くものではありませんが、なぜ提出しなくてはいけないのかという理由を理解しておきましょう。

履歴書

履歴書は志望者の経歴を簡単に表したもので、中に記されていることのほとんどは書き写せる一般的な個人情報です。つまり志望者個人の略歴を示す書類ですので、履歴書を見ることであなたの資格や学歴、仕事に対する意気込みといった就活生の基礎事項を見るための書類です。

用紙は、特に指定がない場合でも安いからと100均の履歴書を使わずに、学校指定のものを使ってください。新卒用の履歴書の中には「学業で力を入れたこと」「学業以外に力を入れたこと」などの自己アピールするための項目が記載されたものがあります。WEBの履歴書を印刷して用いる場合は、自己アピールできる項目が記載されているものを選んで使いましょう。

エントリーシート

エントリーシート(ES)には「自社への熱意や志望度・相性」「人柄」「ポテンシャル」といった、性格や熱意のような中身の部分を見るために提出を求めるものですが、その内容は履歴書と矛盾があってはいけません。なぜなら履歴書の来歴とエントリーシートの熱意や自己PRに差異が生じるのは、採用担当者による解釈違いか記載者の嘘以外ではありえないからです。

エントリーシートの記入内容には一貫したものが必要です。他の履歴書や成績証明書といった書類と矛盾がある場合、初めからエントリーシートに書かれた内容に関して疑いの目を向けて読まれてしまうからです。

成績証明書

成績証明書には専攻科目の成績・修得単位数と、場合によっては出欠席も記載されており、その人物が大学生活の中でどのような勉強をしてきたのかについて表されています。一次選考からの提出は稀で、最終選考や内定が出た後で提出を求められることが多いです。もちろん成績が大変優秀な人は評価の対象になるかもしれませんが、極端に成績が悪くない限り成績証明書の内容が合否に大きく関わってくることはありません。

成績が採用・不採用に関わらない理由は２つあり、１つは成績が良くても結局のところ教授の主観が入ってしまう為、企業内での評価に必ずしも一致するとは言えないからです。いくら100点をとっても、教授がどのような基準で判断しているかが明確でない限り、成績証明書が企業にとって価値があるものかどうかが分かりません。

２つ目の理由は、面接で本人に訊いた方が志望者が何を学んできて、何に力を入れてきたのかが分かるからです。いくら学業で優秀な成績を残したとしても、それが企業のプラスになるとは限りません。机上の勉強だけでなく、経験から学んだ知識も生かせる人材を企業は欲しています。

健康診断証明書

学校で必ず健康診断を受けますが、その結果を企業に提出しなければなりません。提出するのは内定が出てからですので、何枚も用意しておく必要はありません。また、健康状態が悪いからといって選考に影響することはなく、あくまでも新入社員の健康状態を把握するのが目的ですので、余計な心配をしなくても良いでしょう。

当然ですが、健康診断内容は年度内の診察でなければ意味がありません。大学や企業で行われる健康診断を受けていない場合は、自分で病院に健康診断の依頼をしなければなりません。意外と高額ですので、金銭に余裕の無いことが多い就活生は必ず指定された期間内で健康診断を受けましょう。

就活に必要な書類を郵送する前に準備するもの

志望企業と住居地が離れていたり、多くの企業にエントリーするために１社１社手渡しする余裕がなかったりするため、郵送する就活生が多いでしょう。しかし郵送を指定する企業があれば、それは就活生の郵送マナーをチェックするためだと考えられます。選考する時点でどれほど社会人の常識が分かっているかをはかる目的があり、仮に採用になった場合にどれくらいの基礎から教えるべきかの目安になります。

実際に郵送するためにはいくつか準備するものがあり、購入する際のチェックリストとして捉えておいてください。

企業から指定された書類

就活で用いる書類というのは学校指定のものやサイズが指定されています。そのためその指定に合った紙で書かれているかチェックしましょう。また、内容としては上記の４つの書類がそろっているかを確認しましょう。書類の中には提出する時期が異なる場合がありますので４つすべてを１度に出すことはありません。

また、指定の書類が封筒から透けて見える場合は添え状(送付状)を使いブラインド代わりに用いることもできます。添え状の書き方や注意点は以下の通りです。

送付状の書き方で信頼が生まれる！仕事や就活で役立つマナー

のり

封筒に入れて書類を郵送しますが、テープは使わずにのりを使います。仮にのりが切れていたとしても、大学の購買や100均、コンビニなどで売られています。なぜテープではなくのりが良いかというと、のりを使って封をした場合は剥がすと必ず封筒に跡が残り、水にも強く封が簡単に解けないためです。

ボールペン

書類や封筒に使うボールペンのインクの色は、黒か青に統一してください。値段は問いませんが、書き心地が良くインク溜まりが無いボールペンを何本か準備しておくと、書類を書くときにもストレスなく何枚も書けるでしょう。

クリアファイル

書類は全て紙ですので、濡れたり汚れたりしてしまった場合は正式な書類として出すわけにはいきません。そのため、履歴書やESなどの就活に使う書類を透明なクリアファイルに入れてから封筒に入れて投函します。クリアファイルの使用を認めない場合は、書類をそのまま封筒に入れ封をし、ポストまではクリアファイルに入れて運び投函すると良いでしょう。

切手

就活用の書類はA4ですので定形外郵便となり、120円切手が必要となります。また重さは50gまでですのでそれ以上になってしまったり、遠隔地のため届け日がいつになるのか不安に感じたりする場合は事前に郵便局に問い合わせましょう。

就活に必要な書類を郵送する封筒に書くべきこと

郵送する際には封筒に書かなければならないことがあります。基本的な郵便番号や宛先を書くのは当然ですが、意外と間違えやすい点が「様」と「御中」です。「様」は個人宛であり担当者に送る場合に、対して「御中」は団体つまり会社やその部署あてに送る場合に用いるものです。封筒の裏側には自分の住所、氏名、大学名と所属を書きます。

就活に使う書類を提出する前にこれだけは確認しよう

提出前、封筒に封をする前に確認しなくてはいけない事項が２つありますので、必ずチェックしておきましょう。

書類に記載されている日付

記載されている日付の確認は、怠らないようにしましょう。書類に書く日付はポストに投函する日、もしくは手渡しで提出する当日でなくてはいけません。なぜかというと、書類ごとに日付が違うといつ提出されたものなのかが分からなくなったり、事前に書いておいた汎用品だと思われたりしてしまう為です。

書類を封入する順番

就活に必要な書類を入れる順番は以下の通りになります。この順番に入れてクリアファイルにしまっておけば間違いや事故は起こりにくくなります。

1. 送り状/カバーレター(折らない)
2. 履歴書(真ん中で縦に二つ折り)
3. エントリーシート
4. その他の応募書類(折らない)

就活に必要な書類を郵送しない場合は手渡しをする

郵送しない場合は担当者に手渡すことになり、その場合は添え状がいりません。ただし封筒に入れた状態で提出しなくてはいけません。担当者に直接渡せるようであれば、履歴書が一番上になるように封筒の表面を上にして提出し、担当者が読みやすいように配慮しましょう。

就活の書類は丁寧に扱うようにしよう

就活で使う書類には「丁寧に扱わなくてはいけない」という共通点があります。せっかく苦労した書類でも汚れていたり扱いが雑だったりすると、書類の価値はガクッと下がってしまいます。書類作成は提出するまで気が抜けないということを覚えておいてください。