就職試験

知っておきたい面接応募での電話マナー

最近はメールやWEB、果てはLINEなど、就職活動やアルバイトの応募方法も変化してきているので、電話でやりとりしなくてはいけない場面が出てくると困る方も多いでしょう。まして、第一志望の企業からの電話をとる場合は、失敗出来ないと余計に緊張してしまいます。

WEB応募でも、面接等の日程を決める際などに電話連絡がくるのが一般的なので、苦手でも立ち向かわなくてはいけません。今回は電話でのやりとりにおけるマナーについてまとめました。

面接をお願いする時の電話マナー

アルバイト応募や面接をお願いするときにキチンとしたマナーを守らなければ、面接を受ける前から心証を悪くしてしまいます。一方、マナーをしっかりと守って電話をすれば担当者側はしっかりと連絡を渡せるので、面接を受けるまでは安心できます。マナーを守ることは信頼に繋がるので、応募する側もその点の準備をしておかなければなりません。応募する際の重要な点は４つあるので、順に追っていきましょう。

電話で受け答えがスムーズにできるように事前準備をする

電話をかけるときにも事前準備は必要です。以下に挙げる電話をかける前に準備しておいてほしい物４点を準備しないまま企業に連絡してしまうと、失敗してしまう可能性が高くなります。さらに失敗を挽回することも難しいので、注意してください。

応募先によっては仕事をいくつか募集しているところもありますので、どの仕事について応募したのかについて把握しておきましょう。なんの準備もしないままでいるときに電話口で「どの仕事への応募ですか？」なんて訊かれてしまうと、焦ってトンチンカンな答えをしないとも限りませんので、求人要項の記載についてはされているものは準備しておきましょう。

担当者からは面接に関する重要な連絡を受けるので、日時や場所といった重要事項を取っておくためのメモ用紙と筆記用具は必要不可欠です。間違っても頭の中だけで覚えておこうとしないでください。また、日付を自分の予定が書かれているものがあると予定のブッキングや祝日などの把握にも役立ちます。

電話をかけるタイミングを考える

事前準備が完了したら次は電話をかけなくてはなりませんが、この電話をするタイミングが一番大事です。もしあなたが深夜のぐっすり眠っているときに電話をかけられ「明日…っていうか今日、遊ぼう？」と言われたらどう感じるでしょうか。企業にとって忙しい時間帯や休憩の時間帯、営業時間外に電話をかけられることは、挙げた例と同様に迷惑で失礼な行為です。「電話をかける時間帯は慎重に選ぶ」ということを絶対に守りましょう。

受付時間の中でも10時から11時と14時から15時がかけてもいい時間とされています。しかし食品業界の場合はランチやディナーの時間が忙しくなるので、この時間はさけましょう。また、外出先ではなく自宅でかけた方がたいていの場合は、電波が入りづらかったり雑音が入っていたりすることなく、うまく話しが出来るでしょう。加えて、人が見ている中で緊張してしまうので自宅でかけることをおススメします。

まずは自分の名前を名乗る

応募に関する電話には伝えるべき内容と聞くべき内容があります。緊張してしまうと質問事項を飛ばしてしまったり伝えなかったりしてしまうことがあるので、メモ帳にあらかじめ書いておくとよいでしょう。

伝えるべき内容は、以下３点です。例えば「〇〇の求人を見てお電話しました～と申します。担当者様はいらっしゃいますか」や「〇〇の求人はまだ行っていますか」といった具合に話せるとよいでしょう。

逆に、担当者から訊いておくべきことは上記の2点だけです。面接日時については担当者がいくつか候補を提示してくれるので、出来るだけ１日開けられる日を決めておきましょう。また履歴書や身分証明書など、持参しなくてはいけない物がある場合もあるので、何か必要な物はないかを質問しておきましょう。筆記用具は言われずとも必要です。

上記５点について話した後は「かしこまりました。お忙しい中ありがとうございました。私、〇〇と申します。×月×日はよろしくお願いいたします」と、感謝の言葉と自分の名前を述べて電話を切りましょう。

面接に関する重要な事はしっかりと確認する

「面接日時」と「持参するもの」と同様に、他にも重要なことはメモを取ります。ただし、メモを取るだけでなく必ず確認して間違いがないことを確かめましょう。相手が言っている言葉を自分がいつでも正確に聞けているわけではありませんので、こうした確認は非常に大事です。

面接の後にかかってくる電話の応対マナー

アルバイトの面接の場合では面接場所でそのまま合否を伝えられることも多いですが、応募者が多い場合などは後日連絡が来るケースもあります。合否どちらの場合でも、言わなければならないことがあります。

基本的に不合格の時は「今回は残念ながらご縁が無かったということで」という言葉をかけられますが、ふてくされたり、怒り出したりしないようにするのがマナーです。しっかりと「ありがとうございました。またの機会があればよろしくお願いします」と次に繋げるような言葉を使いましょう。

採用の場合に必ず確認しておきたいことは、出勤初日の日付と当日の持ち物です。出勤日に関してはあらかじめ希望日を提出していると思いますが、自分の一週間のスケジュールをよく確認したうえで返事を出来るようにしておきましょう。そのため予定を書き込んだ手帳をいつも持ち歩いているとスムーズに進められます。また、出勤日当日までに揃えなければならないものなどがあるので、詳しく質問しておきましょう。

就活で企業と電話をする時の基本マナー合否を分けるポイントは４つ

面接応募での電話の折り返し方マナー

自分にしろ相手にしろ、四六時中電話に出られるわけではありません。折り返して電話を掛ける際にもマナーがあり、守ることで良い結果へと繋げられます。

担当者が不在であれば改めて折り返しかけ直すことを伝える

担当者が不在であり面接や仕事について話を訊けない場合があります。そのときに「ああ、そうですか」と終わらせるのではなく、折り返す旨を伝えておきましょう。例えば「お忙しいなか失礼いたしました。では、また後日かけ直させていただきたいのですが、何時ごろがお手すきでしょうか」といった質問をしておくとスマートです。

留守番電話にメッセージが残っていればその旨を伝える

面接の結果や質問への回答のため折り返しの電話を貰っても出られないことがありますが、親切にも留守番電話に詳細を残してくれている場合があります。そのような場合は、必ずかけ直すようにしましょう。「先日お電話いただきました○○と申します。先日はお電話を受けられず申し訳ありませんでした」といって内容の確認に入るとスムーズです。

外出先から折り返す場合もその旨を伝える

いつでも電話を使えるわけではありません。公共交通機関や地下、人ごみの中など、電話をするには適さない場所でも電話が来ることがありますので、そういう場合は一度取ってから折り返すことが求められます。「申し訳ありません。ただいま外出先でして、折り返しお電話してもよろしいでしょうか」と断るのが良いでしょう。

面接後に電話がかかってこないときの電話マナー

面接後には合否結果として電話がかかってくるのが一般的です。しかし、どれだけ待っても連絡が来ない場合があります。こうした連絡をするのは企業側のマナーですので、もし「合格の時のみご連絡差し上げます」などの言葉がなく連絡しないようでしたら、その企業はやめておいた方が無難でしょう。

しかし、何か理由があって合否結果を知らせる電話が遅れている場合もありますので、考えられる２パターンを紹介します。以下の理由だったにせよ、最低でも面接後２週間は開けてから連絡するようにしましょう。

繁忙期で連絡に手間取っているかもしれない

担当者が極端に多忙であると、応募者に連絡することすらままなりません。そのため採用通知が遅れてしまったり、連絡不備になりやすくなってしまいます。こうした場合では最悪１か月以上連絡が来ない場合もありますが、採用される側としても連絡が来ないことには次の行動がとりにくいので、こちらから連絡を取ってみましょう。

選考に時間がかかっているかもしれない

選考は応募者全員に対して行われ、その企業によって選考基準も変われば選考に要する時間も異なります。このときに応募者が極端に多かったり、採用するか迷う応募者の選考で時間がかかることも珍しくありません。しかし、そうした場合でも２週間後には結果が出ているものです。

面接の断り方や日程調整の電話マナー

企業側から提案されたことをすべて受け入れる必要はありませんが、断り方や調整する際の言葉遣いには気を使いましょう。

採用辞退をする場合は「採用の件ありがとうございました。しかし考えた結果、大変ご迷惑をおかけしますが辞退させていただきたく、お電話いたしました」と断るのが一般的でしょう。また、日程や依頼などの要望に沿えないときには「誠に申し訳ないのですが、その日程ですとそちらに伺うことは難しいですので×月×日はいかがでしょうか」と返すと失礼に当たりません。

電話で面接に応募するときでもマナーを大切にしよう

電話では顔が見えないからと言って油断しないようにしましょう。一流の営業や商売を営む人たちというのは相手がどんな姿勢で電話をしているのかまで見抜いてしまいますので、「今回はバイトだから」などと高をくくっていると足元をすくわれることになります。

今回ご紹介したのはあくまで一般的な内容ですので他にもどんな質問がされるか、どんなことを聞き出すべきかと考えて、事前に準備しておくことをお勧めします。