内定通知書の返答方法と辞退する場合の方法

内定通知書は雇用関係に関わる重要な書類

内定をもらうと直接渡されたり内定承諾書と一緒に送られてくるのが内定通知書です。企業が個人を採用する際、雇用の条件や通達事項などが書かれています。内定通知書を受け取った応募者が内定承諾書を返送し、企業がそれを受理した時点で雇用関係が成立します。

内定通知書は企業が応募者に採用する意思を通知するもの

内定通知書とは、基本的に企業が応募者を採用する意思があること、いつから社員として採用するかということが記載されている書類です。新卒なら「卒業した場合」といった条件などが記載されています。

中途採用の場合は、具体的な入社日の他に、入社後に役職が付く場合は役職名も記載されています。転職の場合は前職の退職日が確定しなければ内定通知書を出さないという方針の企業もあるようです。

内定通知書をもらったら返事としてお礼状を出そう

内定通知書を受け取ったら、その返事として速やかにお礼状を出すべきです。なるべく当日か翌日までには投函したほうがいいでしょう。内定承諾書など提出書類がある場合、添え状としてお礼を記載してもいいですが、出すのが遅れそうな場合は先にお礼状を出すのがマナーです。

本来は手紙で出すべきですが、どうしても時間がなく、手紙が書けない、しかし相手に失礼のないよう迅速に対応したい場合には電話でも問題ありません。「本日、内定通知書を受け取らせていただきました」という出だしでお礼を伝え、あとは入社にあたっての意気込みや抱負を伝えるといいでしょう。

その電話後、改めて返事としてお礼状を送れば完璧です。お礼状を書く場合には手書きで書きます。パソコンの印刷は企業に感謝の気持ちが伝わりにくいため、控えたほうが良いです。

内定承諾書のお礼状を書く際に用意するもの

内定通知書のお礼状は時間がかかってもいいので、手書きで丁寧に書きましょう。そのほうが内定を頂いた企業への感謝の気持ちが伝わります。書く前に用意すべきものは以下の通りです。

• 黒ボールペンまたは万年筆
• 白無地の封筒・便箋
• 内定への感謝の気持ち

書き間違いした場合は最初から書き直しましょう。内定承諾書のお礼状は企業に感謝を伝えるためのものです。そのため修正液や修正テープは使うと片手間で作成したと思われる可能性があります。少し面倒ですが、今後長い間お世話になる企業なので手間を惜しまずもう一度書き直しましょう。

内定通知書のお礼状の書き方例文

お礼状はポイントさえ押えておくだけで、内容に凝る必要はありません。担当者が読みやすい簡潔な文面を心がけることが重要です。

1. 相手の企業名・部署・担当者名
2. 拝啓
3. 時候の挨拶
4. 内定のお礼
5. 結びの挨拶
6. 日付
7. 氏名

内定のお礼状｢手紙｣｢メール｣の書き方と例文

内定通知書をもらった後でも辞退は可能

内定通知書を受け取り、内定承諾書など入社に必要な書類を提出してしまった後でも内定辞退は可能です。内定承諾書に法的拘束力はありません。あくまでも採用活動における企業と内定者が交わす「約束」の意思表示がこの書類であり、そのことで内定者が罰則を受けることはありません。

内定者が入社を承諾した後に辞退した場合は、単なる労働契約の解約となり、労働契約の解約を伝えた日から２週間経てば解約は成立します。そのため遅くとも入社の2週間前には辞退する意向を企業側に伝える必要があります。

しかし、実際には入社ギリギリに内定を辞退するのは本来物凄く失礼で、社会人として非常識なことだと覚えておく必要があります。正しいマナーは、辞退を決めたらすぐに連絡することです。辞退の連絡は電話連絡が基本です。電話で内定を辞退する意思を担当者に告げ、理由を聞かれたら正直に答えることです。

当然ですがその企業を非難するようなことは言ってはいけませんよ。辞退することになって申し訳ないという謝罪の気持ちを誠心誠意伝えましょう。できれば直接会社へ伺い謝罪できる時間を取ってもらえるといいかもしれません。その後、内定を辞退した企業に詫び状を忘れずに出しましょう。詫び状送ることで、より誠意が伝わり、心象を悪くせずに済むでしょう。

内定辞退のやり方・電話での伝え方やお詫びの仕方

内定通知書をもらったら社会人としての自覚を持って対応すること

内定通知書をもらったからと言って安心するのはまだ早いです。入社の意を固める場合はお礼状を、内定を辞退する場合には企業に連絡を取り、誠心誠意謝罪しなければなりません。どちらにしても社会人としてのマナーを欠いてはいけません。しっかりと自覚を持って対応しましょうね。