転職の手続きは必要な書類をそろえてから始めよう
これから転職を考えている人、すでに転職を決めた人も、現職から次の転職先の会社が決まるまでに様々な手続きが必要となります。会社を退社する時と、再就職までの仕事をしていない期間、再就職が決まったタイミングで行わなければいけない手続きの方法を、必要となる書類と共にスムーズな転職のために確認しておきましょう。
転職を決めたらまず会社に退社の申し出をする
会社を辞めようと思った段階で、まず退職希望日を決め逆算して会社に退社を伝える日を考えておきましょう。退職届を用意しなければいけないかというと、必ずしも書面で自分で用意しなければいけないという訳ではなく、会社の就業規則の退職の項目に「退職を希望する◯ヶ月までに退職届を提出しなければいけない」などの記載がなければ、口頭で退職したい旨を伝え、必要なら会社で用意されている退職届に署名が必要となる場合があります。
退職を会社に申し出る期限としては、「退職希望日の2週間前まで」と労働基準法にて規定されておりますが、就業規則にて期間を設けている場合には、基本的には就業規則に従い会社に伝える必要があります。
退職の書類は「退職願」「退職届」の順に提出する
退職がまだ決定していない段階で、上司に書面として退職の意思を伝えるために用意するのは退職願です。退職届は、職を辞することが確定となった時に用意する書類であり、もし辞めると伝えた後の話し合いにて、待遇が改善される場合は退職を取りやめようと考えている人の場合、退職届は受理された後の撤回ができません。「話し合いが上手く行かなければ退職したい」という意思表示には、退職願を提出しましょう。転職を強く決意する場合や、もう次の転職先が決まっている場合なら、意思の表れとして退職届を用意しても問題ありません。
退職願は、あくまでも「退職を考えている」という意思表示をする書類なので、これを参考に人事部と上司と交渉のテーブルにつくことが出来ます。そこで、現状に満足していない点や、配置転換を願い出ることなどが出来ます。「退職願」は、上司や人事部にジョブローテーションや労働条件の変更を申請してみたものの、実現しない場合に出す書類です。会社も急に人に辞められては困りますので、退職願を受け取ってから初めてあなたの話を親身に聞いてくれる場合が多くなります。
転職する時に会社から受け取る書類
会社を退職する際には複数の書類を会社から受け取ります。退社後の雇用保険や健康保険・年金の切り替え手続きに必要となりますので、種類を確認しておきましょう。
離職票
離職票は、正式名称が雇用保険被保険者離職証明書で、退職後の雇用保険を申請するために必要な書類で、原則的に退社日から10日以内に会社から郵送にて遅れてくる書類です。
退職してから再就職までの失業期間に、ハローワークにて手続きができる雇用保険の手続きに必要な書類で、雇用保険は勤続年数と年齢、退社理由に応じて基本手当の支給を受けることができる制度です。
離職票には、離職理由として会社側が書く「具体的事情記載欄」があります。基本的には自分から退社を希望した場合は自己都合となり、会社が倒産した場合やリストラにあった場合は会社都合となります。
自己都合と会社都合では雇用保険の受給期間に倍の差が出ることもあるので、離職票に書かれている具体的事情記載欄は必ずチェックしましょう。万が一、自己都合ではなく会社都合で退社したはずなのに、自己都合と記載されている場合は、ハローワークを通じて異議申し立てができます。
源泉徴収票
源泉徴収票には、退職年度の給与額（年収）や所得税の源泉徴収額などが記載された書類で、年末調整や確定申告で必要となります。最後の給料計算後に発行され、原則退職してから1ヶ月以内に郵送されます。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは、自分が雇用保険に加入しているかを証明してくれる書類です。これがなければ、失業中の雇用保険（失業保険）は支給されないので、失業状態になる場合はハローワークに離職票と共に提出する必要があります。
退職証明書
退職証明書は、新しい会社に提出を求められる可能性がある書類です。基本的には本当に会社を退職しているかだけを証明する書類で、自分から会社に申請しなければ発行されない可能性があります。しかし、離職票がなかなか届かない場合、ハローワークでの雇用保険の手続きの際に離職票の代わりとして退職証明書を利用することができますし、転職先で退職証明書を求められる場合もあるので、とりあえず退職時に退職証明書の発行を申請しておくようにしましょう。
ちなみに、退職証明書の発行申請期限は退職日から2年までと規定されています。
健康保険資格喪失証明書
会社で加入していた健康保険（社会保険）の資格がなくなったことを証明する書類で、国民健康保険への切り替え手続きに必要となります。転職先が決まっていて、退職日の次の日が入社日となる場合以外は、短期間とはいえ国民健康保険への切り替えする必要があります。国民健康保険の手続きはお住いの自治体役所で行えます。
年金手帳
年金手帳は、退職する会社で手帳を会社保管していた場合、入社した際に提出したものが返却されます。転職先の会社にて提出を求められるか、基礎年金番号を聞かれます
国民健康保険と同様に、会社を退社することにより厚生年金から国民年金への切り替え手続きが必要となり、年金手帳と離職票や退職証明書、健康保険喪失証明書のどれかを用意しなければいけません。手続きは自治体役所にてできるので、健康保険と同時に手続きするようにしましょう。
厚生年金基金加入員証
厚生年金基金に今の会社が加入していた場合、その証明書を渡される場合があります。これは厚生年金とはまったくの別物なので、注意が必要です。新しい会社も同じ厚生年金基金に加入している場合に提出します。将来もらえる年金額に変動があるので、年金手帳とともに保管しておきましょう。
転職先の新しい会社に提出しなければならない書類
転職先の会社に提出しなければならない書類があります。必須となる書類として、雇用保険被保険者証と年金手帳。提出を求められる可能性があるのが退職証明書となります。
給与を振り込むための口座を確認するために、通帳の口座番号などが分かるページのコピーを求められる場合もありますが、入社日に必須という訳ではなく、また会社で給与振込に利用している口座を持っていない場合は、新たに口座を作る必要があるので、転職先で確認するようにしましょう。
転職先が決まっていないのなら雇用保険・健康保険・国民年金の手続きを！
転職活動を始めていたとしても退職時に転職先が決まっていない場合は、雇用保険と健康保険、年金の手続きは必ずしましょう。
健康保険の切り替え手続き
健康保険は切り替えをしなければ、病気や怪我で病院を利用した際に保険を利用することができず、医療費を満額支払わなければいけなくなります。
なお、国民健康保険ではなく退職した後でも社会保険を利用できる任意継続という方法もあります。協会けんぽで手続きができる健康保険の任意継続は、扶養家族がいる場合は保険料が安くなる場合があり、退職後20日以内の手続きが必要となるので、国民健康保険と合わせて検討しましょう。
国民年金の切り替え手続き
国民年金への切り替えをしなければ、未納期間とみなされ年金の支給額が減ってしまいます。もし、納めるお金が無かったとしても、国民年金に切り替えした時に免除申請をすることで、保険料の納付しなくても受給資格期間としては計算されます。免除申請をすることで、後々お金ができてから追徴できる期間が10年までとなります。
国民年金に切り替えせずに、万が一事故などで障害をおってしまった時、障害年金を受け取ることができなくなるので、納付できないとしても国民年金への切り替えは必ず行いましょう。
雇用保険の申請手続き
ハローワークで申請できる雇用保険は、転職先が決まらなかった場合に、手当の受給を受けることができます。また、手当の受給期間中に就職が決まった場合には、再就職手当を貰える場合があるので手続きを忘れなようにしましょう。
6月～12月に辞めた人は住民税を自分で払う手続きをする必要があります
会社に務めていた間は、特別徴収として給料から天引きされていた住民税。転職に伴う退社で、自分で払わなければいけなくなります。
住民税は前年度の収入を元に計算され、6月から翌年の5月までが納付期間となります。1月から5月までの間に退社した人は、最後の給料からまとめて天引きされることが多いため、すぐに手続きをする必要はありません。念のために退社時に住民税がまとめて天引きされるか会社に確認しておきましょう。
6月から12月までの間に退社した人は、退社時に会社にお願いしすることで一括納付することもできますが、基本的には自ら住民税の支払いをする必要があります。退社することで会社から役所に普通徴収への切り替えが行われ、お住いに納付書が届きますので支払いを済ませましょう。
転職時の確定申告手続きの必要性
今の会社を退職し、年度末を迎えた場合、所得税の還付を受けられるので、税務署に行って手続きをする方がいいです。そのためには、源泉徴収票と国民健康保険証、印鑑、マイナンバー通知カード、身分証明書、自分名義の口座を持って税務署に行きましょう。すると、源泉徴収票に記載されている、所得税の還付が行われ、銀行の口座に振り込まれますので、手続き終了となります。
退職して、年度末までに再就職した場合には、再就職先に源泉徴収票を提出することで、前職と合わせて年末調整を行ってもらうことができます。
もし、失業業態のまま年を越した場合は、自分で確定申告することで払いすぎていた所得税の還付を受けられる場合があります。確定申告の手続きには、源泉徴収票と国民健康保険証、印鑑、マイナンバー通知カード、身分証明書、自分名義の口座が必要となり、税務署で行うことができます。
確定申告を初めてやる場合でも、税務署の窓口で申告方法を教えてもらう事ができます。
申告時期は、年度の途中で会社を退社したことによる、所得税の還付申告となりますので、年明け1月1日からいつでも申告することができます。
転職先が決まっていてもいなくても手続きを忘れないように
退社後の転職先が決まっていたとして、健康保険や国民年金への手続きが必要ないのは、退社日の翌日が入社日の場合だけです。なかなか翌日が入社日という人は少ないので、退社後は雇用保険と合わせて手続きは必須と言えます。
雇用保険は、自己都合ですと3ヶ月の給付制限期間があり、「すぐに次を決めるから…」と手続きを行わない人がいます。しかし、必ずしも転職先が決まるという保証はないので手続きをしておくことをオススメします。
転職にあたって、沢山の書類を渡され、自分で手続きをしなければいけないことも増えます。各種手続きは全て自分のために必要なことばかりですので、忘れずに・面倒臭がらず・早めに手続きをするようにしましょう。
